在2020年，随着项目数量激增，公司原有的管理模式逐渐无法匹配业务的发展。公司曾尝试使用一款OA软件，用了2年下来之后发现软件无法呈现经营结果，数据信息滞后，无法给老板提供经营数据。数据关联性也较差，成本核算不清晰，无法有效帮助公司把控过程成本。最终，图强公司决定弃用原有系统，寻找一个真正懂工程、懂项目的专业管理软件。

2022年，图强公司与红圈接触后，对红圈团队的专业能力给予了高度认可。

一方面，团队所具备的深度行业洞察能力、经营管理轻咨询能力，以及周到的服务与培训支持，给图强留下了深刻印象；另一方面，红圈系统本身具备强大的自定义能力和便捷的操作体验。尤其在项目资金收款、付款、垫资、利润管理及成本把控等方面积累了丰富的行业经验，且界面清晰直观，便于一线员工使用。经过深入沟通，图强最终决定将原有系统切换为红圈软件，并成功落地应用。自2022年启用至今已逾四年，红圈系统在图强公司内部始终运行顺畅。

针对图强公司的核心管理需求，红圈量身打造了一套覆盖“资金、付款、成本”的闭环解决方案：

【挑战】

项目合同特征各异，收款数据复杂。随着项目增多，无法实时掌握每个项目的合同金额、开票金额、实收金额及应收账款比例，收款提醒依赖人工，极易遗漏。

【红圈方案】

红圈系统为图强构建了以项目为核心的“资金驾驶舱”。系统自动关联合同、开票、收款全流程，形成动态更新的项目资金台账。管理层通过系统可实时查看每个项目的收款比例、合同金额、开票金额、收款金额、应收未收金额等关键指标。系统还能设置自动提醒功能，在关键收款节点前通知相关负责人，确保回款无遗漏。

红圈系统资金管理模拟界面

红圈系统资金管理模拟界面

【挑战】

各项目过程中涉及的来往款项又多又杂，涉及到分包付款，供应商付款等，不同类型的合同付款条件也不同，且供应商付款账期参差不齐，对下付款节点管控比较复杂，如果当下企业资金比较紧张，既要考虑合同履约真实性又要考虑排款计划合理性，付款审批时缺乏数据依据，付款流程冗长，潜在风险较大。

【红圈方案】

红圈系统将“付款申请”与项目合同、收票、结算数据实时联动。当一笔付款申请提交时，系统自动带出该项目当前的收款比例、已付款金额、资金余额等关键信息，为领导审批提供了精确的数据支撑，让每一笔付款都“有据可依”。帮助企业合理安排资金，在保障合同履约的同时，规避资金风险。

【挑战】

项目成本涉及设备、材料、人工、报销等多个方面。预算与实际成本需人工核对，极易出现超采、超支。项目多、周期长，线下商务、采购、财务、工程部的跨部门对账工作量大，数据统计口径不一，过程利润无法动态知晓。

【红圈方案】

红圈为图强打通了“预算-申购-采购-到货-入库-出库”的完整管理链路。系统严格控制采购流程，一旦材料采购超出预算或计划量，系统会自动预警，实现事前强控，从源头避免成本损失。所有成本数据实时归集，系统自动生成多维度的对账报表和成本分析报表，极大地提高了跨部门协作效率和数据准确性，让项目利润一目了然。

自2022年切换至红圈系统至今，图强公司已成功应用红圈系统4年，管理成效显著：

● Before：老板想了解公司整体经营状况，需要等待各部门月底汇总报表，数据滞后且口径不一，决策往往滞后于业务变化。

● After：通过系统首页视图、项目信息简报、管理分析报表等多种可视化工具，管理层可随时查看公司现金流、应收应付、各板块营收及销售目标达成情况，经营状况尽在掌握，决策效率大幅提升。

● Before：销售、采购、财务、工程各自维护一套项目台账，数据归口多、对账难，一个简单的数据核对往往需要跨部门反复沟通。

● After：以项目为核心的统一数据平台，让合同、收票、付款、结算等关键指标实时联动，各部门在同一套数据体系下协同工作，沟通成本显著降低，数据准确性也得到保障。

● Before：采购沟通依靠电话和微信，清单资料都是纸质流转，材料超采、成本超支等问题往往在项目结束后复盘才发现，损失已无法挽回。

● After：红圈系统打通了“采购申请-采购合同-进料检验-入库-应付-付款”的管理闭环，一旦材料采购超出预算或计划量，系统自动预警，实现事前强控，将问题消灭在萌芽状态。

● Before：维保计划依赖Excel记录，几十个项目全靠人工记忆，漏单、遗忘时有发生，不仅质保金回收容易错过节点，维保商机也白白流失。

● After：系统支持维保计划自动提醒，将维保服务与质保金回收关联，让售后服务从“被动救火”转变为“主动经营”，既提升了客户满意度，也挖掘了新的业务增长点。