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疫情冲击下,任何一家企业可能都要重新思考「降本增效」的重要性

作者:石墨文档 来源: 时间:2020-05-22

如果我们只关注「降本」,很容易联想到「降薪」「裁员」「削减福利」等一系列看起来并不美好的事物,况且治标不治本。但如果我们聚焦「增效」,或许能釜底抽薪,命中问题要害。


企业增效,关键在于调度好每一位员工的工作积极性,并通过合理的工作安排,减少企业内无效沟通、重复沟通所浪费的时间成本,从而人效最大化,即企业产能最大化。


企业中的低效时间渗透在平时工作中的方方面面:员工本地写好一份文档;打开微信发送;领导收到文档,查看、修改、确认;员工再次修改。这样的流程每天都会上演,而且是

集腋成裘,员工每天花费在传输文件、查找文件、内容汇总、文件传输上的时间并不是个小数目。对于一家10000 人规模的企业来说,每天至少要耗费 90 分钟的无效时间,这直接导致企业每年需要付出将近 800 万元的无效成本。


如果再考虑到像文件泄漏这样的安全问题,企业付出的成本会更大。所以,从长远角度看,企业需要一个合适的团队协作工具,来提升团队跨部门、跨地域的工作效率,并在保证数字资产安全的前提下,将企业内部知识库打造成团队决策的智慧大脑。


石墨文档,可能是最早感知协同价值的团队工具


早在 6 年前,石墨文档就注意到企业协同办公中的效率难题,开始打磨产品、不断功能上新,希望帮助企业优化工作流程,提升工作效率。


如今,石墨文档羽翼丰满,上线了支持 400 余种公式的表格,方便统计数据的表单,适合企业跨部门协作的团队空间等,并针对企业个性化需求,提供私有化部署服务。


2020 年,远程办公风口将至,石墨凭借多年的技术与经验积累,在众科技巨头的纷纷入场下,仍保有自己的一席之地。


全产品矩阵,满足企业流程化办公需求


石墨文档发展至今,已有产品线包含文档、表格、表单、幻灯片、思维导图、白板、团队空间等,基本可以满足企业办公场景中的常见需求。



1. 文档:离线保存,多人编辑


石墨文档,支持多人在线协作编辑,从而告别邮件、IM 软件多次传输文件烦扰;毫秒级实时多端同步,方便员工随时随地开展工作;自动保存文档编辑历。史,随时可追溯查看历史版本。


石墨还提供了对公文写作更加友好的「文档专业版」,可以满足更高的格式与排版需求,让公文写作与出版物编辑等专业化工作变得简单。

2. 表格:完美兼容 Excel,权限精细化管理


石墨表格,完美兼容本地 Excel 文件,导入导出流畅无损,无格式混乱;提供的 6 大函数类别,400+公式,基本可以覆盖 90%主流办公软件;支持单元格锁定,可根据不同协作者开放不同层级的查看/编辑权限;支持筛选视图,协作者可独立筛选数据而不互相干扰。


借助石墨表格,企业可以极大简化「多地多人多部门的统计、收集、汇总、验算」等繁琐工作,并可灵活搭建企业所需系统。

石墨还提供了可以和表格双向打通的表单,适用于活动统计、员工年终考察、公司满意度调查等多种数据收集场景,配合数据可视化分析,企业的信息收集、管理与分析变得更加灵活便捷。


3. 团队空间:集中存储,企业外脑


石墨团队空间,提供企业云盘功能,支持上传大多数格式文件,并支持 Office、pdf、图片、音视频、txt、markdown

等多种格式文件的在线预览,方便项目组资料共享。


团队空间中,还可通过组织架构,一键为团队空间添加企业成员,方便部门内及跨部门协作。


同时,「千人千面」的权限体系可以助力企业实现文件、成员权限的精细化管理,确保高效协作,防止信息泄露。

4. 幻灯片、思维导图、白板:常用功能,应有尽有


石墨还提供支持多人协作的幻灯片,团队成员可通过二维码、链接分享给观众,无论身在何方,演示时观众只需打开电脑、手机、Pad 等设备就能实时同步播放,即使远隔万里也如同在一个会议室面对面交流。


石墨思维导图支持多人协作思维碰撞,编辑、修改过程中可实时看到其他协作者标记。


石墨白板让远程会议更加高效便捷,多位成员通过音视频连线,围绕一个话题各抒己见,边聊边写,边聊边画,讨论思路与结果同步呈现。



安全,企业数字资产的重中之重


石墨文档拥有更多企业专属功能和更高安全权限管控,适用于对组织管理、文件安全有较高要求的团队 / 企业。


1. 操作日志,多维度掌握文档细节


恶意修改、删除文件,这些频出的文件危险事件,企业要如何防范?一个多角度、细颗粒度的文件动态查询机制就显得必不可少。


企业高级版中的「操作日志」可以帮助企业实时查询文件的操作动态。


企业创建者和管理员在后台可以查询某一时间段的所有操作日志。

也可以查询某一操作(如创建文件、收藏文件、移动文件等)的所有操作日志。

除此之外,操作日志还可以查询某一员工、某一文件的所有操作日志。同时,通过多维度累加,企业创建者还可以全维度查询某一员工在某段时间,对某一文件进行的某一操作的所有日志。


2. 访问者水印,截图可追责


社交媒体上频发的企业文件截图,给企业声誉和运营产生了巨大影响。开启石墨文档中的访问者水印,可以防范内部员工恶意截图传播,当员工截图或拍照转发内部文件时,图片会带有员工信息水印,有利于防止资料外泄,也可以保护企业知识产权。

除了明显水印,石墨还提供双重水印机制,即使避开明显水印截图,也会在图片中植入肉眼不可见水印,这样不仅能起到警示作用,也可在事情发生后,方便追责。


3. 高危操作,实时预警


即将跳槽到竞对的员工,离职前恶意导出大量敏感文件,以供之后使用;在职员工日常工作时,将重要企业文件备份,泄漏给外部客户;非销售组员工拿到了核心销售策略及内部定价规则……


这些场景可能正在发生,或是在不久的将来。


保护企业数字资产,除了需要精细化的文件权限管理,还需要对文件的操作记录、频次等进行实时监控,这样才能在全流程上,避免出现员工有意无意泄露企业文件等安全事故。


石墨文档提供的「文件安全预警」功能,可以帮助企业实时监控文件异常状态,短时间员工大量复制、导出企业文件等异常操作,企业会自动收到邮件通知,降低损失。

除了导出文件数量外,「文件预警」还可以对其他具体事件进行设定,比如打印文件数量、开启共享开关数量、移动空间文件数量等。



无论是员工的正常还是异常操作,只要当天操作事件数量到达企业预设阈值,系统就会发送邮件提醒企业创建者或管理员,及时响应,控制企业文件外泄。


4. 公开链接加密分享


设置文档公开分享时,可在石墨中设置“需要密码访问”或“仅限企业成员访问”,从而实现文档的定点定向传输,并可有效杜绝内部文档外泄。

管文件,更是企业管理学

凭借多种精细化的权限设置,以及对企业组织架构的打通,石墨除了可以管理文档,还可以满足基本的企业员工管理需求。


1. 离职交接不再难,一键接管重要文件


现代企业,管理上有两大重点,一是对员工的管理,二是对数字资产的管理。大部分传统企业,数字资产与员工密不可分。当有员工离职时,人员交接不当就会导致交接文件冗杂、被交接人员难以整理,增加时间成本。


对此,石墨文档企业高级版中的的「一键交接」就显得十分便捷,可以更好帮助员工整理文件、减少对接时间,同时保证文件归属于企业,不会随离职而被员工带走


简单来说,石墨的离职交接逻辑是:企业交接人发起交接,只需一个链接即可将离职员工文件转移到公司相关负责人手中。


在这一过程中,交接人可以看到离职员工的文件情况:

交接人可以将离职员工的重要文件转移到到负责人账号,同时离职员工账号会自动清空这些文件。


2.  树形结构,文件层级一目了然


随着企业文件不断增加, 难免会出现文件杂乱,各种堆叠的情况,很容易让人找东西时无从下手。


石墨企业高级版中的树形结构,提供的文件层级脉络,可以让各种文件堆放一目了然,企业文件管理更为清晰。

利用树形结构,企业可以规范文件管理,员工按照空间目录即可快速定位所需文档和内容。


对于企业管理者来说,也可以根据项目优先级、文件重要程度、参考价值等对团队空间的文件和文件夹进行排序。


石墨的树形结构还提供预览模式,用户可直接在左侧的空间目录点击文件夹或文件,右侧实时预览,查看文件内容。


3. 效能看板,可视化分析企业效率


每位老板都应及时关心自己企业的运转情况,尤其是效率方面。


通过石墨文档企业高级版中的效率看板,企业管理员能够了解企业账号的历史累计数据、热门文章等信息。更关键的是可以实时查看全公司使用石墨文档的情况,这为企业管理者深入了解团队提供了便捷。


通过效能看板,企业可以直观看到借助协同文档节省下来的时间和效率提升情况。


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