企业面临的项目管理挑战

1、信息化程度低，内部管理流程不规范

• 对于庚申建设来说，打破数据壁垒、规范整体管理流程是急需解决的问题之一。由于受到传统管理模式的限制，企业的合同信息和台账收集整理困难，后续信息调用不易；各环节资料重复填写出错率大于50%，返工率极高；

• 各部门统计报表手动计算生成，易出错效率低占用大量时间；各部门审批流程节点不清晰，无法定责相应人员；结果数据无最终分析，决策凭据缺乏。因此，企业希望借助信息化项目管理系统工具，一并梳理内部流程，提高管理效率。

2、材料成本难以把控

• 项目分散，经营管控数据不能及时、准确反馈回公司本部，领导无法掌控成本、资金等动态数据，决策无依据，“盲签”情况普遍，领导被迫审批；

• 无法及时了解材料采购进度情况，造成项目施工与采购前后不同步，无法直观比较。采购合同前无成本预算信息，付款时无参考。管理层无法掌握材料实际成本发生，容易导致项目竣工结案时费用超标，但超支的责任不明；材料审批不健全、不及时、记录不易留存，过程缺少总量控制，导致申请超预算时有发生；材料申请后并没有保时保量到场。

3、现金流问题多

• 由于信息化程度较低，企业无法及时了解每一个项目的动态资金情况，不清楚签了多少钱，应收账款是多少，实际收了多少，付了多少款，目前还有多少资金可以用。收、付款信息不完整无法溯源，一旦出现问题查找困难互相甩锅；

• 应收账款多，但收款不顺利，资金过多占用在应收账款项目上，造成现金流紧缺；保证金到期不予返还或拒绝退还，构成了应收账款风险和坏账损失风险，导致资金周转率下降，影响资金利用效率，同时，对外供应商付款和对内工资支付也会受到影响。

4、项目过程难以管控

• 工程项目施工周期长，施工现场情况难于实时把控。班组不能及时上报施工进度，不清楚每个班组的施工效率，不了解项目的进度完成了多少，造成项目处于失控状态；施工质量安全把控不规范，造成返工，使成本增加，施工进度拖延，甚至造成安全隐患；无法对施工人员的真实工作情况进行有效把控，脱岗或消极怠工等情况造成劳务成本损失，也同样影响项目进度和质量。

红圈方案

1、实现数据共享，完善内部管理流程梳理

• 红圈工程项目管理系统，将多个部门和项目之间的信息流打通，完成资源的合理调配和平衡。系统将项目运营过程中大量的台账、合同信息、证书、签证、票据等信息永久留存，能够随时在线上调阅资料，避免信息重复，实现信息化共享；

• 优化了内部无效沟通，梳理了内部管理流程。项目管理流程可视化、各个环节人责权划分明确。通过系统梳理清楚每个审批节点的责任矩阵，责任匹配角色梳理清晰，各部门围绕项目的权责，提高内部审批效率，降低跨部门沟通成本；

• 围绕单项目过程数据清晰留档，成本、现金流数据自动汇总，形成可视化报表。同时设置支出超标预警，审批有数据参考依据，降低管理层决策失控问题。

2、全过程的材料成本管控

• 红圈工程项目管理系统为企业建立材料台账，设置了包含采购计划、材料请购、材料验收、材料发票、材料付款等全过程的材料成本管控。实现事前把控材料成本，过程中控制材料成本，避免管理层不清楚材料是否已超成本，形成预警机制，在办公室就能随时知晓项目材料用量情况。

3、全方位资金管理

• 投标保证金管理：系统为企业搭建了从“保证金缴纳”到“投标期间费用缴纳审核与记录”，再到“保证金退还”的流程管理，并设置保证金回收的提醒，确保投标资金顺利返还；

• 收款管理：系统完善了项目资金中的收款计划管理，方便安排对下支付计划。实际收款可根据开票情况，及时追踪收款情况并做登记汇总；

• 付款管理：根据公司资金情况做供应商付款计划，并在系统中及时记录收票信息；相关人员可根据系统中显示的收票信息和资金计划、项目余额情况做线上付款申请，财务部有资金数据做参考，便于在实际付款之前规避资金风险；

• 其他费用线上管理：增值税、费用报销、劳务资料和支出等数据全部进行线上登记和审批，便于随时查阅相关信息，审批也不限时间地点，更加及时。

4、项目过程管控

• 企业可通过工程项目管理系统建立具体施工计划，包含总计划-月计划-周计划-日报等详细流程，同时记录并汇总每个项目的施工进度、签证变更、施工日报、月进度汇报、项目巡检、劳务考勤记录等信息。将计划产值与实际产值形成对比，再结合预算消耗判断是否匹配，把控项目风险；

• 采用形象管理的方式，通过拍摄上传施工现场真实情况的照片，管理层可随时了解最真实的施工进度情况、质量安全整改等情况；手机汇报施工日志，操作简单，通过照片自动生成时间水印，保证真实有效；形象管理还能够有效管控项目现场施工人员的实际作业情况和具体产出，避免部分员工消极怠工造成的进度拖延和经济损失。

方案价值

1、完成了科学地管理流程梳理，实现了企业信息共享，加强了企业内部各部门之间的有效沟通，充分提升管理效率。

2、控制材料成本，设置超支预警，让材料供应更加平滑顺畅，减轻耗损，实现提高企业的经济效益的最终目的。

3、完善项目资金管理，收付款账目笔笔清晰，保证金、回款逾期提醒，避免资金被占用，数据支撑把控过程风险。

4、老板可通过手机端的工程项目管理系统就可以随时了解每个项目每个月做了多少工程量，审定的产值金额是多少，项目进度如何。同时，项目质量监控情况也在系统上有清晰细致的记录，人责权划分明确，有效减少返工，通过优化流程来提高公司整体效益 。