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为何买了项目管理软件,却发现60%的功能根本用不到?

作者:红圈 来源:红圈 时间:2021-05-27

企业在开展数字化转型的过程中,通常都会购置数字化软件。但由于软件市场品类繁杂,容易让人“眼花缭乱”,加上对各类软件的功能不够了解,常常会在购置软硬件环节出现“好大求全”的问题。


据Standish Group,企业级软件平均有超过60%的功能都处于几乎不被使用或者完全不被使用的状态。企业在购置这些软件时往往只是凭借一时的直觉,觉得“功能越多越好”、“越全面越好”、“这些可能会用到”、“有总比没有好”……然而不仅导致了前期项目实施周期加长、成本提高,还导致在实际应用过程中复杂度提高、出错率上升,反而给员工造成了诸多不便,影响了最终的转型效果。


究其原因,可以归结为以下几点:


  • 各级委托代理矛盾 :各级员工为了避免事后被上级批评“考虑不周”,宁可在采购数字化工具时选择“宽打窄用” 。


  • 缺乏对基层的科学调研 :由于企业数字化转型的总体规划者一般为企业高层,在执行过程中可能忽视了对基层员工需求的切实理解。


  • 消费者心理向B端渗透 :除了“宽打窄用”偏好之外,企业往往也会被商家“附赠”、 “优惠”营销策略吸引,选择了并不必要的产品和功能。


  • 数字化的广告效应:即使不是技术密集行业,许多企业也会将数字化作为宣传标榜,从而在数字化建设时力求大而全的广告效应。



那么,企业究竟该如何选择项目管理软件呢?


1、了解内部数字化程度,梳理实际需求


企业在购置软件之前不要盲目开始“海选”,首先应该明确梳理自身需求,想清楚企业需要软件来解决哪些问题?企业目前的数字化基础如何?根据需要解决的问题来寻找具备对应功能的软件,同时也要根据内部的数字化程度来选择对应的软件:


  • 如零基础或基础薄弱,可优先考虑传统的基础性项目管理软件,如OA、ERP、CRM等,这些软件完全可以满足转型初期的需求,且操作简单容易入门,实用性更高。


  • 如果企业内部的数字化程度已经较高,基础软件无法满足复杂的业务场景,则可在考虑购置一些功能较全面的软件,此时员工已经熟悉数字化管理,对这类软件的接受度也会相对较高。但也需注意,功能不是越多越好,还是要符合自身需求。


2、操作简单实用,具备个性化智能解决方案


选择项目管理软件时,操作简单实用也是一大要点。一部分软件虽然功能非常全面,但相应的操作流程也非常复杂,员工记不住、学不会、用不对,久而久之软件就被弃置一边了,也自然失去了其实际的作用。


因此,建议优先选择能够通过后台灵活配置的方式,精准匹配企业个性化业务场景的软件系统,这类软件可以贯穿企业业务管理的行为、过程与结果,为企业提供高效的个性化数据智能解决方案,精准助力企业进行数字化转型升级。


3、配备覆盖整个购买+使用周期的优质服务


在软件选择时,还需要着重考虑购买软件后,是否有专业团队进行实施前的详细需求调研,实施中的使用培训,以及售后的长期运维管理能力。


没有详细的需求调研,则造成软件配置不实用,功能不匹配等问题;没有线下详细的使用培训过程,员工搞不清使用流程,买了不会用,用不好,再好的软件也无法发挥实际作用;没有售后长期运维管理服务,后期软件出现大大小小的问题没人解决,导致软件无法继续使用。


综上,企业在选择软件时,应当“知己知彼”,先梳理自身需求,再针对性地进行选择。同时还需注意软件的是否操作简单、是否实用,能不能根据企业当前业务场景进行灵活配置。最后了解软件公司是否具有全面的服务能力,以保证使用全程无忧,避免软件和资金的浪费。


作为中国企业级“SaaS+PaaS”移动管理云服务领导者,红圈项目管理软件经过了研发团队历经数年潜心打磨,可根据企业实际业务场景进行个性化配置,操作简单实用,且团队的服务围绕着客户的整个使用周期。前期详尽需求调研、上线后可进行线下培训、售后有专业团队进行长期运维管理,真正让软件成为企业的好帮手,助力数字化转型。





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