甲方展示的数字化便利，成功推动了公司转型的进程

2021年5月，公司通过已合作的甲方企业了解到，对方正在使用的一套项目管理软件，可以帮助企业查看每一个项目合同里的合同数据，收票数据，已付款数据一目了然。

对方还提到，现在的项目都是通过管理系统进行线上数据收集，代替了传统的线下手工记账方式，每次有请款流程发起时，系统就会自动显示票据和已付款情况，减少了平时查找历史数据的时间，避免出现收票与付款不符合的情况。这也让公司切实了解到了数字化管理工具的便利，进一步促进了公司迈入数字化转型的队伍。

公司面临的管理挑战

公司以前使用功能较单一OA系统来完成财务数据统计、日常事务使用请假、考勤功能、项目类使用合同流程、付款流程功能等事务的管理。

但功能简单的系统无法进行数据汇总，只能记录审批流程。重要数据通过电话沟通的方式在多人之间流转，极易出错。人工也无法对单据进行实时汇总结算，当月的财务经营报表，需要延迟十天到半个月才能整理出来。

为了提升管理效率，促进企业发展，公司要求2021年底引进数字化智能管理系统，通过系统代替人工管理清楚每个项目的合同，开票，收款，对下合同，收票和付款的数据，有效把控成本、现金流等问题，避免风险发生。

红圈解决方案：

自动汇总和计算：累计合同金额、累计收票金额、累计付款金额自动汇总，已收票未付款金额。

1、新建项目付款时，项目责任人先通过红圈系统选择好对应项目和支出合同，录入进项发票，同时附上进项发票附件及快递信息；

2、财务收到发票后，在红圈系统中进行确认操作，发票金额自动累计到支出合同内；

3、需要支付款项时，项目责任人在系统中发起付款流程，选择对应的项目与支出合同，系统会自动显示已付款金额和已收票金额，同时自动提醒项目责任人本次付款是否可以保存发起；

4、后续节点及总经理审批之后，会计将付款手续递交出纳完成付款，系统自动能够实时计算累计付款金额。

红圈团队线上答疑，线下反复培训：

2021年10月系统培训上线后，红圈团队先后召开了两次系统使用答疑会，重点解决项目上人员操作不熟练问题，反复培训，保证关键用户学会操作软件并录入数据。同时，红圈团队每周都会跟进系统使用情况，公司相关人员遇到使用问题，直接在红圈使用群里随时进行反馈，系统负责人做到2小时内回复答疑。

目标达成

2021年11月，公司完成了所有在建项目的切换上线，红圈系统上线之后，项目财务数据执行情况中的每笔付款单中都能够明确显示合同金额、收票金额、应付金额，并为审批节点作出合规性审批判断。

截止到2021年12月初，公司通过红圈系统，共拒绝了20笔无票付款，几十个在建项目没有再出现过无票付款，垫付税金的情况。

客户说：

得益于今年推行的项目管理信息化全覆盖工作，让更多的项目合作伙伴可以高效便捷的在系统上知晓每一个项目的财务数据，这样大大提高了公司在商会圈内的知名度。

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